“小改善”也能做出“大文章”

时间:2019/04/02 来源:Tonker


“目前,平均走完一个内部工作请示需要五天时间,如果每位同事都能按照OA流程标准化进行操作,预计将至少提升一半的工作效率。”自3月中旬起,东基控股OA系统操作规范和管理制度培训在广佛肇三地相继开展,近100位同事积极参与,并在培训后对每位参与者进行考核,成绩低于90分者,则需重新培训。

 

OA系统是公司实施降本增效的重要工具,尽管上线半年多,但在员工日常使用中仍存在着思想上不重视、流程发起不规范、审批把关不严等问题。作为员工“应知应会”的工作技能,OA的规范使用引起了高管层的重视。本次培训旨在规范OA使用,从改善OA日常使用小习惯上,使其真正发挥降本增效的功能。


在两个半小时的培训时间里,讲师从“什么是OA、OA的常用功能、如何规范和高效使用OA”三个方面进行授课,内容紧扣主题,深入浅出。尤其是在如何规范和高效使用OA这一环节中,培训讲师专门详细讲解了几个需要改善的小习惯,并贴心送上使用Tips。


改善一:从“不以为然”到“慎重行事”

OA系统的使用不仅是从纸质到电子“可视性”工作习惯的转变,还是一种“不可视性”工作思维方式的转变。它要求你在请示工作时,一定要有全局性、前瞻性,还要学会换位思考。很多同事在请示工作时,只考虑自己层面的工作量,往往忽略后期给审批者带来的工作困扰,从而导致审批时间延长。其很大原因在于认识不足,没有意识到发起流程既是对个人工作思维的一种考验,也是一种节约成本的方式。因此每个人一定要从思想上重视起来,发起流程时要仔细检查、谨慎选择。

改善二:从“ 粗枝大叶”到“精雕细琢”

很多同事在发起流程时,不注重细节,这儿没写标题,那儿没改附件名字,中间再夹杂几个错别字,甚至还有请示内容表述不清的。其实流程就像一个需要精雕细琢的工艺品,如果只是简单雕刻几下,就是再名贵的材料,也会被“退回”。

OA流程写作“Tips”,助你一键批示:

1.学会使用OA 界面常用功能键(不懂的自行学习《oa操作指引》)。

2.合理选择相应流程:注意内部请示流程不是万金油,禁止乱用。

3.正确填写流程内容:

标题命名要完整准确、简要概括流程事项的内容;

流程正文撰写要清楚言简意赅、重点突出、表述准确;

流程附件需排序、命名,合理归类合并;

流程发起前,部门需对事项资料进行充分准备合并同类审批事项。

4.流程的及时跟进与审批。

要主动催办流程;主动将审批结果、领导批示告知上级;及时对领导的批示意见进行回复等。每个发起人对自己的流程负责。

改善三:从“姗姗来迟”到“风驰电掣”

打仗靠的是什么?兵贵神速!上班打开电脑的第一时间就要登录OA,及时查看流程信息,及时审批,及时跟进,及时反馈。工作期间,再不定期刷新一下OA主页,以确保没有遗漏的事项。一定不要让一个流程在自己手里超过24小时!


本次培训受到了学员们的一致好评,也给大家带来了很多启发,纷纷表示:一是要有“责任”意识,小到一个流程的跟进、审核,都要“上心”;二是降本增效就在身边,在使用OA时,缩减不必要的偏差(理解和流程上),也是降本增效的最好方式之一。

 

降本增效,承载着企业的发展与兴衰,它是一种责任,更是一种精神,一种境界。其实只要我们每个人从我做起,从点滴小事做起,从自身岗位做起,节约身边每一样东西,持之以恒,小流终将汇聚成江海。


 

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