累坏你的不是工作,而是低效的工作方法

时间:2019/06/06 来源:Tonker

不论是职场“小鲜肉”还是“老腊肉”, 你是不是时常囿于这样的困惑: 




在上一篇文章《对待工作的态度,决定你事业的高度》中,我们强调了工作态度的重要性。其实想要做好一份工作,不仅要有工作态度,更要有高效的工作方法。之所以会出现上述问题,更多的是方法不当。

高效的工作方法有哪些?我们又该如何养成?Tonker采访了两位职场达人,他们的工作经历和工作方法或许能带给你启发。

 

入职半年我只做了一件事

在四季金谷西区土方工程定标会议上,经过两轮招标,与多家施工单位多轮谈判后,成控、招采、运营、项目、设计等相关负责人再次聚首,商讨中标单位,现场气氛谨慎严肃。

回溯到该工程招标之初,面对公司早期“土方工程+砖基础”合并为一的招标思路,成本控制中心总经理黄小明根据自身经验,经测算后提议两部分分开招标,可以为公司节省部分土方费用。

“土方工程施工单位很多是几个项目同时开工,有的项目需余土外运,有的则需缺土内运,而对于有余土外运的项目费用则可以谈的再低一些。”黄总深谙其道,他的提议也得到了公司领导的支持和认可。

对照成控“土方平衡”标准下测算出的新数据,在满足公司各项要求的前提下,历经定标会议的商讨、领导的决策,最终确定的施工单位其价格比预算低了8%左右,既为公司节省了大笔费用,也足以见得成控数据测算的精准性。


精准的数据之花,现时是那样明艳,其背后自然也离不开成控团队的精心浇灌。在黄总的带领下,团队成员做了大量目标成本编制的基础工作。首先,与各部门反复沟通编制标准,对不合理的提出修改建议;其次,认真梳理已签合同、对标其他公司类似项目的成本数据、市场询价等;加上小范围会议讨论、修改,达成共识后,再上升到大范围的正式会议,讨论、修改......

历经六七版后,最终在公司领导的支持和各部门的协调合作下,四季金谷北区、西区和智创新城项目的目标成本首次正式发布实施,为公司的战略决策、项目实施提供了强有力的数据支持。

“公司领导对成控工作十分重视,亢总曾多次找我谈话,要求部门大胆履行起整个公司成控的职责,前置成本管控工作,关董也给予我很大支持,这让我更能放开手脚去做。任何事情都有一个循序渐进的过程,所以这半年以来,我们都是围绕基础成控工作来开展的。”

虽然仅入职半年,但黄总对各项目的目标成本了然于胸。各种会议中,只要有部门提出做什么、买什么、加什么,黄总都会立即判断出是预算内项目还是预算外项目,需要新增多少成本,是否有调剂的空间。多个回合下来,各项目各部门都养成了一定的成本意识,只要涉及费用的事项都会先算账,申报事项时同步考虑资金。

 黄总(右三) 与成控团队的珍贵合影

在力求公司人人树立成本意识、全力做好成本管控的同时,黄总也调整了本中心工作重心,设置3个专职岗位主抓整体成控工作,加大成本管控比重;严格要求下属,每月必须提报项目动态成本报表,每个人都要做到对“过程和结果”双负责等等,初步形成了“六个重要节点管控”思路,由简入繁,逐步建立起公司全成本管控体系,朝着“成本可知、成本可控、成本管控”方向努力。

“和以往相比,黄总的要求更严格更细,细到支撑目标成本测算的基础数据文件也要分门别类,再进行排序;遇到问题时,要求我们先思考、想办法,而不是像以前一样直接抛给领导,大大提高了团队成员解决问题的能力。”工作多年的老员工谈到自己身上的变化时,感慨颇深。

 

黄金方法Tips:

俗语说,“兵熊熊一个,将熊熊一窝”。领导者要敢于做事,敢于提要求,敢于严把关。

抓大放小,重要事项重点推进,彻底执行。

不断学习,善于总结,提升自身专业素养。

 

克服困难,坚决执行,不断寻求最佳解决方法 

深夜11点多,一阵急促的手机铃声打破了宁静。

“您好,亢总,我是财务许文杰,抱歉这么晚给您打电话。我想和您聊一聊四季金谷西区建筑主体总包商的事情.......”

原来,前段时间公司四季金谷西区正式开工,工期临近,但在建筑主体总包商的选择上,公司内部却反复考虑,难以抉择。

当时有两个方案:一是沿用四季北区的总包商。该方案更符合公司当下的资金调配和成本控制需求,但在双方多轮谈判后,合同中关于“付款方式”和增加“人工成本”两项重要条款仍然未能达成共识,陷入僵局。二是另招新的总包商,该方案可能会增加因重新招标而支出的额外时间和费用。

两者如何选择?

“关于这个项目,之前财务作为配合部门参加过两三次项目会议,了解了一些情况,再加上工作原因与四季北区总包商有过多次接触,所以更能明白其中的症结所在。出于对公司资金合理调配、高效利用的考虑,我给亢总打电话提议重新与四季北区总包商谈判,并得到了大力支持。”

第二天与总包商预约谈判时间,第三天许总和亢总便进入到实质性谈判中。

知己知彼,百战不殆,结果证明这次谈判是成功的,不仅圆满解决了合同中这两项颇具争议的条款,保证了项目节点的顺利推进,也让大家看到了高效的工作方法给公司带来的实际效益。


许总

一月一次资金计划OR一月四次资金计划,你PICK哪个?

时间紧任务重,又如何保证一月四次的资金计划详细、准确?

财务中心全力配合项目的同时,内部工作也面临着这些挑战。由于之前月度资金计划时间跨度长、精准度较低,亢总要求财务中心将资金计划精确做到周,这相当于工作量和难度直接翻了4倍。

如何圆满完成任务?“以结果为导向,按领导的要求做。”这是许总和财务中心的决心。

为此,财务中心做了很多工作,从表格的设计,到周基础数据的分析和统计,再到主动与各个线条部门协调。仅沟通协调板块,每个部门每周至少会有两次的沟通修改,刚开始时甚至达五次以上。尤其在按揭回款上,财务人员每天都会跟进银行审批和回款,一周一报,确保公司收入数据的准确性,再依据收入合理安排支出。

资金计划表详细到周、责任部门、责任人,并通过考核的方式,迫使各个线条部门转变工作方式,从“粗放、不以为意”,到“保守估算、慎重填报”。准确率也从第一周的不及格,到三四周后的90%以上,实现了质的飞越。 


“沟通协调的过程确实很费时费力,经常加班。但表格确定下来后,越做越顺畅,感觉也越来越好。能为公司提供准确的基础数据,帮助领导决策,真的很有成就感。”参与周资金计划表制作的财务人员如是说。

 

黄金方法Tips:

指令必达,以终为始,不断寻求问题的最佳解决方式。

不要怕麻烦,踏实用心做好前期梳理,后期才能事半功倍。

工作有难点,但没有借口。学会积极沟通,掌握工作主动权。

 

窥一斑而知全豹,处一隅而观全局。从成控中心、财务中心的案例中我们可以看到,公司对管理和执行已然有了更高的要求。

特别是今年伊始,总裁狠抓团队管理和工作执行,从对公司班子成员提出新要求新标准,到各部门严肃工作态度、优化工作流程;从智创新城项目的推出和招商筹备,公司成本测算出台,到项目销售业绩节节攀升、领江项目局部改造顺利推进……短短几个月内,公司项目推进和团队工作效率都有了明显改善。

同样的团队,更优的成效。究其根本,就是管理上严要求、严把关,工作上采用更有效的方法、执行中更彻底所带来的好结果!

 

好的工作方法还有哪些?

通过上述案例,相信大家对提炼出来的6条“黄金工作方法”也有更深的感触。此外,Tonker通过日常对其他优秀员工的观察和访问,还总结出了以下几条:      

 1.  培养“工作闭环”思维 

闭环思维强调,如果别人发起了一件事,你不管做得如何,都要最后闭环到这个发起者,包含计划-执行-检查-处理-反馈-复盘六个层面。面对工作任务,先提出一个计划,根据计划去执行,总结检查执行结果,对总结检查的结果进行处理,在处理过程中和处理完结后,应及时向上、向下和横向做反馈,最后还应及时总结复盘。

尤其当上级交代了一件事,作为下属,都应该定期向上级做过程节点和最终结果的反馈,上级也需及时跟进事项的执行和结果。这样才能让工作的闭环得到良性循环。



 2. 学会判断任务优先级

每天手头的工作很多,既有正在进行中的,也有被领导和同事临时交代的,如果不分轻重缓急,就会感觉毫无头绪,倍感焦虑。因此需要学会根据重要性和紧急度两个维度判断任务的先后顺序。  

3.  番茄工作法 

人的注意力一旦被打断,重新开始回到之前的状态需要花费更长的时间,番茄工作法就是很好的集中注意力的方法。

首先选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25-40分钟(根据事情处理所需时间长短,自由设定),该时段内就专注这一事项,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,短暂休息5分钟后,再启动下一个番茄时间。

这样,是不是更容易专注在工作本身,从而避免经常走神或下意识地刷手机呢? 


工作中的好方法,相信每个人都知道很多。但仅仅知道是没用的,还需将“知道”变为“用到”,才能让好方法转化为工作效率和生产力。对这些方式方法抽丝剥茧,其实质就是公司领导不断强调的“专业、专注、协同、高效”!

希望大家共勉之。


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